Reunião 

Uma reunião é um compromisso para o qual você convida pessoas ou reserva recursos. Você pode criar e enviar solicitações de reunião e reservar recursos para reuniões convencionais ou para reuniões online. Ao criar uma reunião, você identifica as pessoas a serem convidadas e os recursos a serem reservados e escolhe um horário. As respostas à sua solicitação de reunião são exibidas na Caixa de Entrada. Você ainda pode adicionar pessoas a uma reunião existente ou reagendar uma reunião.


O organizador da reunião  tem que ter em mente que sua função é otimizar o tempo dos que participam, que em geral são sempre pessoas do alto escalão de uma empresa e responsáveis por grandes decisões. 
Vamos lhe dar algumas orientações ditadas pela etiqueta empresarial que  facilitam a execução desses encontros:

• Número de pessoas:  Diz a etiqueta empresarial: Esse é um ponto que define vários outros. Sabendo a quantidade de participantes você pode definir qual o tamanho do espaço necessário. Para um grupo pequeno, uma sala é o suficiente. Se for maior, uma sala de conferências e para um grupo grande, um auditório.
• Assunto e objetivo:  Este é outro tópico importante. A etiqueta empresarial diz que dependo do assunto , a reunião pode ser feita em um ambiente mais ou menos formal. Se for só entre as pessoas do alto escalão, deve ser mais formal e com aspectos mais sofisticados desde os acessórios até o que será servido.
• Convite:  Reuniões freqüentes dentro da empresa não necessitam necessariamente de convites impressos. São feitas por e-mail ou circulares.
   Reuniões que envolvem pessoas de outras empresas, o convite deve ser impresso e enviado com certa antecedência para que as pessoas possam se organizar. O RSVP ("Répondez s'il vous plait" - Responda, por favor) deve constar no convite, para que elas confirmem sua presença e assim você possa organizar melhor os lugares necessários e todos os detalhes.
   O convite deve ter: Quem, O que, onde, porque, quando e o horário. É interessante que seja colocado os horários de cada apresentação, assim como coffee break, almoço, happy hour e jantar se fizerem parte do encontro.
   O convidado deve saber o que o espera, para se organizar.

*Deve conter também, o nome do "palestrante", e informações básicas, como: estacionamento, como chegar ao local e necessidade de crachá devem estar no convite.

• Como se comportar em uma reunião de negócios.

As regras de etiqueta empresarial são as mesmas das regras de educação  e valem em qualquer lugar e para uma reunião também. Vamos lembrar de algumas destas regras:

• Não conversar durante a apresentação
• Fazer perguntas somente quando o palestrante autorizar
• Desligar o celular
• Não levar comida ou bebida para a sala, como os itens do coffee break, por exemplo,
• Não querer chamar a atenção, fazendo perguntas que você julgue inteligente
• Respeitar o ponto de vista dos outros
• Trajar-se adequadamente para a ocasião
• Aproveitar e assimilar todas as informações, que serão importantes em sua vida profissional.

Tudo somado traz à audiência a disponibilidade positiva para aproveitar e assimilar o que esse encontro tem a oferecer.