Agenda (Eletrônica e Manual) 

Quando será mesmo aquela reunião? "Não me lembro", é o que as secretárias dizem. De fato, todos os profissionais têm cada vez mais atribuições e pressão por resultados no trabalho. Mas deixar de lado, compromissos, tanto seus, quanto da empresa, pode trazer problemas graves. Porém, as pessoas só se dão conta do quanto estão negligenciando seus papéis por falta de organização, e quando vêem, a situação já é crítica. 

Para controlar compromissos e tarefas a cumprir você pode usar métodos antigos, como blocos de anotações, mas é inegável que as ferramentas eletrônicas e on-line facilitaram muito esse processo. 

Programe seus compromissos e registre alertas para não esquecer de nada.

Existem vários tipos de agendas, selecionamos duas delas, que vocês verão abaixo:

• Microsoft Outlook 

O Outlook é uma ferramenta muito poderosa para gerenciar e-mails, contatos, compromissos e tarefas.

Na versão 2007 do programa, a tela principal exibe uma aba no menu à esquerda chamada Calendário. Quando você clica sobre os dias do calendário, a parte direita da tela é dividida em linhas representando as horas do dia. Clicando duas vezes sobre uma determinada hora, você abre a janela de configuração do compromisso. É importante informar do que se trata o compromisso no campo “assunto”, sempre de forma sucinta e pontual. A caixa de texto maior pode ser usada para descrever de forma mais detalhada. Também é coerente marcar o horário correto de inicio e fim do compromisso.

A função de usar uma agenda eletrônica é a de ser avisado com antecedência do compromisso. Para isso deixe o campo “Lembrete” marcado, e determine o tempo de antecedência para o aviso. 

Alguns compromissos agendados requerem que outras pessoas sejam convidadas ou informadas. Para isso use o botão Convidar participantes. As pessoas convidadas irão receber em suas contas de e-mail uma mensagem com o convite, que é compatível com outros sistemas de agenda. Se elas clicarem no link correspondente, poderão cadastrar o agendamento em sua própria agenda.

E se você tem um compromisso sempre no mesmo dia da semana, ou mesmo horário do dia, como academia ou médico? Simples. Na barra de ferramentas do agendamento, procure pelo botão recorrência. A finalidade dele é preencher um período de dias com o mesmo compromisso.

O Outlook tem a desvantagem de não manter os compromissos compartilhados na internet, o que facilitaria a consulta do usuário. Porém, a imensa maioria dos celulares e smartphones com recurso de agenda permite sincronizar os compromissos entre o aparelho e o Outlook, facilitando a organização.

O processo é bem simples em celulares que contam com software de sincronização - consulte o site do fabricante para saber da disponibilidade do aplicativo. A tela ao lado é da agenda de compromissos do Nokia N95, sincronizado com o Outlook. 

A sincronia funciona bilateralmente, ou seja, o que é agendado no PC é levado para o celular, e o oposto também funciona - um compromisso agendado direto no celular é transportado para o PC. 

• at Notes

O at Notes funciona como os papeis auto-adesivos que muita gente adora colar pelos monitores e estações de trabalho. O legal desse aplicativo é que ele permite colocar alarmes associados às tarefas. Ele funciona bem e não exige muitos recursos do computador. O lado ruim é que não existe a opção de compartilhar as tarefas pela internet. 

Na quinta-feira (13/05) a coluna será dedicada a responder às dúvidas deixadas pelos leitores no espaço de comentários logo abaixo. Não perca tempo e deixe sua mensagem.

**Porem, com tantos recursos, é sempre bom ter um caderno, ou bloco por perto, pois existem agendas online, que podem se tornar inútil, ao cair a força no seu local de trabalho.