Tipos de correspondências oficiais e empresariais

Correspondências 

Tipos de correspondências oficiais e empresariais

De maneira geral, existem três macro tipos de correspondências:

• Particular – se dá entre indivíduos (amigos, familiares e pessoas do convívio social) e pode apresentar diversos graus de formalidade, desde um caráter íntimo até certo grau de formalismo;
• Empresarial – é trocada entre empresas ou entre estas e pessoas físicas;
• Oficial – acontece entre órgãos do serviço público ou entre os mesmos e a sociedade.

Com o objetivo de tornar este tipo de comunicação mais organizado e de fácil entendimento para todos os envolvidos, as correspondências oficiais e empresariais seguem determinados padrões de redação e formatação.

Correspondência Recebida

1) Classificação: separar as correspondências por assunto;

2) Leitura: ler toda a correspondência(abrir, somente com autorização);

3) Encaminhamento: tomar as providências devidas;

4) Arquivar.

Para registrar as correspóndências recebidas, você pode utilizar protocolo seguindo o modelo:

• Data
• Data Recebida
• Tipo correspondência
• Emitente
• Destinatario
• Providencia

As correspondências recebidas serão arquivadas conforme as técnicas do sistema de arquivo da empresa.

Correspondências Enviadas

As correspondências enviadas também devem ser registradas.

1-Enviada por correio(modelo de caderno protocolo)

• Data de envio
• Tipo Correspondência
• Destinatário
• Observações
  
  

2- Entregues em Mãos (modelo caderno protocolo)

• Data de Envio
• Destinatário
• Tipo correspondência
• Recebedor

Modelo de Protocolo de Correspondências

Correspondência Confidencial ou particular

Este tipo de correspondência deve ser entregue a pessoa endereçada, numa pasta especial para assuntos confidenciais ou particulares. Não permitam que outras pessoas tenham acesso a essas correspondências.

Envelopes de segurança
        Coextrusado em branco e preto, aba com adesivo permanente inviolável tipo sedex.

Usos:

Correspondência confidencial, concorrências, concursos e provas.

Reunião 

Uma reunião é um compromisso para o qual você convida pessoas ou reserva recursos. Você pode criar e enviar solicitações de reunião e reservar recursos para reuniões convencionais ou para reuniões online. Ao criar uma reunião, você identifica as pessoas a serem convidadas e os recursos a serem reservados e escolhe um horário. As respostas à sua solicitação de reunião são exibidas na Caixa de Entrada. Você ainda pode adicionar pessoas a uma reunião existente ou reagendar uma reunião.


O organizador da reunião  tem que ter em mente que sua função é otimizar o tempo dos que participam, que em geral são sempre pessoas do alto escalão de uma empresa e responsáveis por grandes decisões. 
Vamos lhe dar algumas orientações ditadas pela etiqueta empresarial que  facilitam a execução desses encontros:

• Número de pessoas:  Diz a etiqueta empresarial: Esse é um ponto que define vários outros. Sabendo a quantidade de participantes você pode definir qual o tamanho do espaço necessário. Para um grupo pequeno, uma sala é o suficiente. Se for maior, uma sala de conferências e para um grupo grande, um auditório.
• Assunto e objetivo:  Este é outro tópico importante. A etiqueta empresarial diz que dependo do assunto , a reunião pode ser feita em um ambiente mais ou menos formal. Se for só entre as pessoas do alto escalão, deve ser mais formal e com aspectos mais sofisticados desde os acessórios até o que será servido.
• Convite:  Reuniões freqüentes dentro da empresa não necessitam necessariamente de convites impressos. São feitas por e-mail ou circulares.
   Reuniões que envolvem pessoas de outras empresas, o convite deve ser impresso e enviado com certa antecedência para que as pessoas possam se organizar. O RSVP ("Répondez s'il vous plait" - Responda, por favor) deve constar no convite, para que elas confirmem sua presença e assim você possa organizar melhor os lugares necessários e todos os detalhes.
   O convite deve ter: Quem, O que, onde, porque, quando e o horário. É interessante que seja colocado os horários de cada apresentação, assim como coffee break, almoço, happy hour e jantar se fizerem parte do encontro.
   O convidado deve saber o que o espera, para se organizar.

*Deve conter também, o nome do "palestrante", e informações básicas, como: estacionamento, como chegar ao local e necessidade de crachá devem estar no convite.

• Como se comportar em uma reunião de negócios.

As regras de etiqueta empresarial são as mesmas das regras de educação  e valem em qualquer lugar e para uma reunião também. Vamos lembrar de algumas destas regras:

• Não conversar durante a apresentação
• Fazer perguntas somente quando o palestrante autorizar
• Desligar o celular
• Não levar comida ou bebida para a sala, como os itens do coffee break, por exemplo,
• Não querer chamar a atenção, fazendo perguntas que você julgue inteligente
• Respeitar o ponto de vista dos outros
• Trajar-se adequadamente para a ocasião
• Aproveitar e assimilar todas as informações, que serão importantes em sua vida profissional.

Tudo somado traz à audiência a disponibilidade positiva para aproveitar e assimilar o que esse encontro tem a oferecer.

Agenda (Eletrônica e Manual) 

Quando será mesmo aquela reunião? "Não me lembro", é o que as secretárias dizem. De fato, todos os profissionais têm cada vez mais atribuições e pressão por resultados no trabalho. Mas deixar de lado, compromissos, tanto seus, quanto da empresa, pode trazer problemas graves. Porém, as pessoas só se dão conta do quanto estão negligenciando seus papéis por falta de organização, e quando vêem, a situação já é crítica. 

Para controlar compromissos e tarefas a cumprir você pode usar métodos antigos, como blocos de anotações, mas é inegável que as ferramentas eletrônicas e on-line facilitaram muito esse processo. 

Programe seus compromissos e registre alertas para não esquecer de nada.

Existem vários tipos de agendas, selecionamos duas delas, que vocês verão abaixo:

• Microsoft Outlook 

O Outlook é uma ferramenta muito poderosa para gerenciar e-mails, contatos, compromissos e tarefas.

Na versão 2007 do programa, a tela principal exibe uma aba no menu à esquerda chamada Calendário. Quando você clica sobre os dias do calendário, a parte direita da tela é dividida em linhas representando as horas do dia. Clicando duas vezes sobre uma determinada hora, você abre a janela de configuração do compromisso. É importante informar do que se trata o compromisso no campo “assunto”, sempre de forma sucinta e pontual. A caixa de texto maior pode ser usada para descrever de forma mais detalhada. Também é coerente marcar o horário correto de inicio e fim do compromisso.

A função de usar uma agenda eletrônica é a de ser avisado com antecedência do compromisso. Para isso deixe o campo “Lembrete” marcado, e determine o tempo de antecedência para o aviso. 

Alguns compromissos agendados requerem que outras pessoas sejam convidadas ou informadas. Para isso use o botão Convidar participantes. As pessoas convidadas irão receber em suas contas de e-mail uma mensagem com o convite, que é compatível com outros sistemas de agenda. Se elas clicarem no link correspondente, poderão cadastrar o agendamento em sua própria agenda.

E se você tem um compromisso sempre no mesmo dia da semana, ou mesmo horário do dia, como academia ou médico? Simples. Na barra de ferramentas do agendamento, procure pelo botão recorrência. A finalidade dele é preencher um período de dias com o mesmo compromisso.

O Outlook tem a desvantagem de não manter os compromissos compartilhados na internet, o que facilitaria a consulta do usuário. Porém, a imensa maioria dos celulares e smartphones com recurso de agenda permite sincronizar os compromissos entre o aparelho e o Outlook, facilitando a organização.

O processo é bem simples em celulares que contam com software de sincronização - consulte o site do fabricante para saber da disponibilidade do aplicativo. A tela ao lado é da agenda de compromissos do Nokia N95, sincronizado com o Outlook. 

A sincronia funciona bilateralmente, ou seja, o que é agendado no PC é levado para o celular, e o oposto também funciona - um compromisso agendado direto no celular é transportado para o PC. 

• at Notes

O at Notes funciona como os papeis auto-adesivos que muita gente adora colar pelos monitores e estações de trabalho. O legal desse aplicativo é que ele permite colocar alarmes associados às tarefas. Ele funciona bem e não exige muitos recursos do computador. O lado ruim é que não existe a opção de compartilhar as tarefas pela internet. 

Na quinta-feira (13/05) a coluna será dedicada a responder às dúvidas deixadas pelos leitores no espaço de comentários logo abaixo. Não perca tempo e deixe sua mensagem.

**Porem, com tantos recursos, é sempre bom ter um caderno, ou bloco por perto, pois existem agendas online, que podem se tornar inútil, ao cair a força no seu local de trabalho.

Apresentação Pessoal

 



Estar sempre apresentável e bem vestido é primordial para quem quer chegar ao topo.


O problema é que nem todos sabem vestir-se bem. Essa ignorância tem diferentes níveis. O nível mais crítico da ignorância é o da pessoa que pensa que sabe. É aquela moça que se imagina um primor de bom gosto e põe-se vestida de árvore de natal para ir ao trabalho. Ou aquele amigo que põe seu bom julgamento para funcionar e aparece de terno ligeiramente rosa. O primeiro conselho é, ainda que você pense que sabe vestir-se, peça ajuda. 


Vale lembrar algumas dicas básicas para vestir bem:

• Revistas de moda 
• Tamanho adequado 
• Asseio
• Postura

Lembrando que ser.. educado,  saber pronunciar as palavras certas, e simpático, também contam.. e muito!

                               

make UP

        

Sair se bem em uma entrevista de emprego é fundamental para uma futura contratação. É ali que você esta sendo observada e avaliada.

A entrevista de emprego é sim nosso cartão de visitas, portanto é preciso tomar muito cuidado para não exagerar em determinadas coisas, como por exemplo, na maquiagem!

Você esta se candidatando para um futuro emprego e não saindo para a balada ok? Então aposte no “menos é mais”… Cubra as imperfeições como olheiras, use um blush para dar aquele ar de saúde, um batom e rímel… Pronto! Você esta super!

Maquiagem para se usar no trabalho

        

Ficou na dúvida? Aposte em uma maquiagem leve, sempre apostando no "Menos é Mais".

É simples assim, se acha que exagerou, remova esta, e aplique uma mais suave e discreta, sempre mantendo a elegância!

Então lembre-se secretárias, "A boa maquiagem realça os seus pontos fortes e disfarça o que não esta tão bom assim."

Atendimento Telefônico

Isso não pode acontecer,olha falta de senso e ética  

O atendimento telefônico faz parte de sua rotina diária de trabalho. Assim, procure atender sempre que estiver ao seu alcance.  O servidor ativo, inativo, beneficiário de pensão ou professor substituto está telefonando porque quer obter algum esclarecimento que considera importante.  Quanto mais espera pela chamada a ser atendida, mais impaciente fica.

DICA:Procure ter à mão tudo o que precisa para realizar  o atendimento no caso caneta, papel, relação de ramais por seção/setor.

É importante que a  possua uma só maneira de atendimento ao telefone. Isso ajuda a construir uma imagem positiva. Então se identifique.

Não se esqueça cumprimente.Além de ser a maneira mais educada de responder a uma 

chamada, esta identificação dará ao seu cliente a confirmação  de que estará falando no lugar certo e com a pessoa certa. 

Seja o mais prestativo possível,pois a imagem da empresa é que esta sendo avaliada.Porque todo mundo gosta de receber atenção e ser bem tratado independente se é pessoalmente ou não. 

Atendimento Presencial 

O que é o atendimento pessoal?Este tipo de atendimento é fundamental utilizar um conjunto de normas que permitem orientar uma atitude e um comportamento positivo face ao cliente para que ele volte sempre.
O conjunto de normas para o atendimento direto abrange a aparência, da expressão corporal e da voz.
O que se deve fazer? Estar sempre bem vestido,possuir higiene pessoal diária,cabelo sempre arrumado,roupas formais,evitar excesso de maquiagem, ardornos,unha sempre bem feita.
Saber escutar,mostrar uma atenção exclusiva para o cliente,ser simpática,mostrar firmeza nas informações quando passadas. Fundamental falar de forma natural e clara,utilizar um vocabulário de fácil entendimento,ser educada, não pronunciar agirias entre outros.
Se você seguir estes itens saberá se comportar melhor no seu local de trabalho,fazendo com que os clientes e chefes fiquem satisfeitos com a sua postura,dando destaque na sua função.Mais lembre-se nada de exageros!


FRASE: " O comportamento é um espelho em que cada um vê a sua própria imagem." 

Inteligencia Social- Relacionamento Humano

Você costuma praticar Inteligencia Social no seu local de trabalho? Ou você mal faz ideia do que isso significa? O poder Inteligência Social é a capacidade do personagem lidar com outras pessoas e compreender os sentimentos alheios, os relacionamentos sociais e as convenções morais,uma peça fundamental na area do secretariado. Personagens com alta Inteligência Social são sensíveis, têm tato, sabem ser atenciosos, calorosos e amigáveis. Gostam mais de elogiar do que de criticar e sabem evitar conflitos e discussões. Dão grande atenção a afetos e paixões e tendem a decidir com base em sentimentos. São bons em fazer amigos, influenciar pessoas e transmitir sua disposição aos demais.  Isso não significa que sejam necessariamente pessoas éticas, justas ou bondosas: podem ser simplesmente bons manipuladores das emoções alheias. Dependem principalmente de Inteligência Social as habilidades que se baseiam em relacionamento social e influência sobre os outros – como atuação, lábia, persuasão, insinuação, humorismo, antropologia, sociologia, etiqueta, hospitalidade, vendas, ensino, administração e sacerdócio,as secretarias não estão fora  em. Você se encaixa neste meio? Saiba que 'e uma maneira muito importante de se destacar no ambiente de trabalho,pois uma relação de anarmonia 'e essencial para qualquer profissional

Gerenciamento do Tempo

Significa estabelecer e seguir um planejamento de estudo que organizar e priorizar os estudos

em um contexto de atividades competitivas no trabalho, família, etc. Nosso caso são as atividades do nosso emprego

Diretrizes:

• Monitore seu tempo
• Reflita sobre como utilizar o tempo
• Saiba quando estiver perdendo tempo
• Saiba quando estiver produtivo

Crie uma lista de todas as atividades de seu dia a dia e coloque o tempo que você realiza elas,depois crie outra lista eliminando o que for desnecessário e colocando metas para diminuir o tempo das atividades das quais você leva um tempo muito grande e não é necessário então você ira perceber o quanto de tempo você pode utiliza no seu dia a dia do qual acaba desperdiçando 

Frase:  Rico é quem tem tempo. Pobre é quem nem tempo tem.

Organização no Ambiente de Trabalho 

Você se considera um profissional que não possui um ambiente de trabalho muito organizado? E por conta disso suas tarefas não fluem? Então para trabalharmos bem, precisamos estar num ambiente agradável - limpo, organizado, de fácil acesso. Para tanto,uma solução é a utilização dos 5S. Veja como estas cinco palavras japonesas podem fazer a diferença em seu local de trabalho para melhor.

Seiri -  senso de utilização - verifica o que é realmente necessário no ambiente de trabalho ( ferramentas, materiais, papéis etc ). O que não está sendo usado é guardado ou descartado. Este processo melhora à produtividade no trabalho.

Seiton - senso de ordenação - enfoca a necessidade de um espaço organizado. Dispomos os materiais que precisamos no nosso serviço de maneira a melhorar o fluxo do nosso trabalho e eliminando movimentos desnecessários.

Seisõ - senso de limpeza - a limpeza é uma necessidade diária de qualquer ambiente. Geralmente, em escritórios existe uma equipe que faz esta limpeza. Mesmo assim, podemos ajudar jogando o lixo fora, por exemplo. Existe ambientes, como as oficinas por exemplo, onde os funcionários devem fazer esta limpeza. No final do expediente pode-se tomar alguns minutos para executar esta organização. 

Seiketsu - senso de saúde - este senso pode parecer um tanto metódico, mais é importante. Basicamente, ele padroniza as práticas do trabalho, como manter os materiais juntos, canetas com canetas, livros com livros e assim por diante. Favorece à saúde física, mental e ambiental.

Shitsuke - senso de autodisciplina - quando implantamos os últimos quatro S considerados, aplicamos este quinto S para fazer a manutenção e manter a ordem em nosso ambiente de trabalho. É um tanto difícil, pois é necessário fazer com que os funcionários mantenham à ordem no local de trabalho. 

Uma maneira fácil  que irá facilitar o seu dia a dia.

Código de Ética

A ética para nós profissionais de secretariado começa na sala de aula. Para todos os seres humanos deveria começar em casa.

Muitos porem passam anos estudando para serem profissionais dessa área mas, não praticam o básico: o respeito pelo ser humano.

Então vamos destacar alguns artigos do código de ética da profissão e transpor seus ensinamentos para o dia a dia de um profissional do secretariado.

Art.1º. - Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor.

Art.6º. - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.

Art.10º. - Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação; c) atuar como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação.

Art.17º. - Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário.

Estes são alguns dos artigos importantes para orientar um profissional em sua carreira

Assédio Sexual

http://www.youtube.com/watch?v=no_gHr2YhKg

Este vídeo certamente irá te orientar e te ajudar a descifrar realmente o que é o Assédio Sexual e saber diferencia-lo em situações do dia-a dia no local de trabalho.

Assédio Moral

Você sabe realmente o que é Assédio Moral? Será que na sua empresa você ou alguém próximo de você está sofrendo assédio moral? Para estar por dentro do que realmente significa vamos explicar o que realmente é,sua definição.

O assédio moral é toda ou qualquer conduta abusiva como gesto, palavra, comportamento, atitude que tende, por sua repetição ,contra a dignidade ou a integridade psicológica  ou física de uma pessoa, ameaçando seu emprego ou prejudicando o clima de trabalho. 

Existem três tipos de assedio moral: Assedio vertical quando é praticado pelo chefe. Assedio horizontal praticado por colegas de trabalho do mesmo nível profissional.Assédio ascendente é praticado pelo subordinado que possui os conhecimentos práticos o sobre o chefe.

O assédio moral pode gerar indenizações?Sim. Os danos sofridos pela vítima podem gerar direito a indenizações por danos de caráter material e moral.

O que o trabalhador assediado pode fazer? Reunir provas para comprovar os assédios.Ir sempre com colega de trabalho ou representante sindical.Procurar o seu representante sindical e relatar os fatos.Se você se encaixa ou conhece alguém que sofre assedio moral utilize nossas dicas para sair desta.

Secretária não é só cafezinho!

Muita gente não sabe, mas a profissão de secretária surgiu na época dos faraós e era exercida por homens.Com a Revolução Industrial, voltou  a aparecer a função de secretário e, após as duas guerras mundiais, por falta de mão-de-obra masculina, houve o surgimento da figura feminina bastante atuante na área,então entramos em ação, na Europa e nos Estados Unidos. Já em nosso país , a mulher surge como secretária na década de 50. 

O trabalho da secretária mudou muito com o passar do tempo. Se antes precisava fazer exatamente o que o chefe pedia, hoje ela assume uma posição mais independente, tomando decisões e peneirando o que deve ou não chegar às mãos da chefia.